Même si de nos jours, la majeure partie des sociétés est déjà passé à la messagerie instantanée, il reste tout un pan qui la refuse par peur de compromettre la productivité de ses employés ou plus simplement par peur de voir s’infiltrer des virus.

En effet, si Internet qui est devenu un outil indispensable dans la communication externe d’une entreprise, la messagerie instantanée, elle, est devenue un moyen de communication à part entière. Elle permet de contacter ses collègues ou partenaires en évitant les coups de fils incessants (et déconcentrants) ou la pollution des boites mails déjà bien assez remplies.

Dans l’ordre, on peut voir les outils de communications en entreprise comme suit :

  • Mail: permet d’établir des plans et des demandes/offres bien précises
  • IM: permet d’affiner les demandes et les suivre pendant leurs élaborations
  • Téléphone: permet de rectifier les demandes si elles doivent être totalement reformulées ou de joindre ses collègues lorsqu’ils ne sont pas disponibles sur IM.
  • Rencontre: la solution ultime mais qui prend plus de temps (même si ça dépend des personnes)

En effet, le grand avantage des messageries instantanées est qu’elles permettent, un peu à la manière des coups de téléphone, de régler un problème assez rapidement et avec un suivi en direct. Le coup de téléphone est facile mais il suppose d’interrompre la personne dans son action du moment. La messagerie instantanée permet quant à elle de répondre lorsqu’on est disponible (ou tout simplement de répondre pendant qu’on continue à travailler) et permet de trouver l’information demandée sans faire attendre son interlocuteur à l’autre bout du téléphone (où là, il ne fait rien). Tout le monde peut ainsi continuer son travail normalement et ça rend donc les gens plus productifs (si les abus sont contrôlés bien évidemment).

La question suivante réside dans le choix de la messagerie. Faut-il opter pour une messagerie « privée » qui ne pourra être utilisée que par les employés ou alors une solution ouverte à tous qui permettra de communiquer avec d’autres acteurs du monde extérieurs ?

Le tout est de déterminer au préalable l’usage qui va en être fait et quelles sont les personnes qu’on va contacter via ces systèmes. Va-t-on encourager les appels ou les vidéo conférences via ces messageries avec ses partenaires ou ses clients, si oui, il faudra penser à fournir un casque et une webcam à tous ses employés. Si par contre le but est uniquement d’encourager la messagerie en interne, il faudra simplement spécifier l’utilisation qui peut en être faite dans le règlement d’ordre intérieur et fixer les limites dès le début.

Que choisir ?

  • Msn Messenger: très utilisé et populaire chez les adolescents
  • Yahoo Messenger: plus utilisé au USA et dans le même courant que msn
  • Skype: solution plus pro et appréciée des professionnels (il devient courant d’intégrer son adresse skype sur sa carte de visite)
  • Gtalk: sobre et facile, elle a l’avantage de sauvegarder les conversations automatiquement sur votre compte gmail
  • AIM (Aol): surtout utilisé aux usa, je n’ai jamais testé cette messagerie
  • Jabber: système standard et ouvert de messagerie instantanée qui permet donc d’être adapté aux besoins des entreprises désirant un système « privé » uniquement utilisable en interne.

Il existe évidemment toute une série d’autres messageries instantanées mais celle-ci sont les plus utilisées sur le marché actuellement. Si vous n’avez pas encore de messagerie instantanée au boulot, proposez le donc à votre patron, il trouvera peut être que c’est une bonne idée ;-)

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